В реальной жизни мы сталкиваемся с официальными документами практически на каждом шагу. Это может быть составление сопроводительных писем для резюме, письмо в госструктуру, заявление на возврат или замену товара, поздравление управляющего компании с круглой датой. Как видите, знание тонкостей и важных моментов ведения деловой переписки современному человеку необходимо. Сегодня мы поговорим о главных правилах, написания делового письма, клише и ключевых фразах, которые используются в бизнес-переписке.
Какими бывают деловые письма?
Все они делятся на несколько видов:
- письмо-подтверждение. Подтверждает ваше согласие занять предложенную должность;
- письмо-отказ. Выражает несогласие в предоставлении запрошенных данных, принятии заявленного кандидата на работу и т.п.;
- письмо-поздравление. С его помощью можно поздравить коллегу с получением более высокой должности;
- письмо-запрос. Позволяет уточнить актуальность той или иной вакансии в компании, выяснить интересующую информацию о товаре или предлагаемой услуге;
- письмо-благодарность. Демонстрирует вашу признательность. Например, сотруднику за качественно проделанную работу, компании за предоставленную услугу и т.п.;
- письмо-жалоба. Адресуется фирме, реализующей бракованный товар;
- заявление. Чаще всего используется при поступлении на работу;
- коммерческое предложение. Направляется в компании, с которыми вы хотите сотрудничать или вести общий бизнес.
Деловое письмо на английском языке: основные правила
Какой бы тип делового письма вы не выбрали, главное помнить о том, что оно должно быть емким, но содержательным. Не нужно описывать все мельчайшие подробности, четко следуйте структуре и пишите по существу: никакой воды! Только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Придерживайтесь целенаправленности: смысл вашего обращения должен быть прозрачным.
Деловое письмо не должно содержать ошибок: ни грамматических, ни пунктуационных, ни стилистических. Помните: о том, как будет составлено ваше обращение, будут судить о вас.
Придерживайтесь правил этикета. Деловая переписка – не арена для выяснения личных отношений, эмоционального выражения своего недовольства и крепких словечек. Даже если вы пишите письмо-жалобу, следите за тем, чтобы оно было вежливым.
Конечно же, следует соблюдать общепринятую структуру. Принципы делового общения практически одинаковы во всех странах. Стоит единожды научиться правильно составлять деловые письма и полученные знания пригодятся на всю жизнь.
Все предложения следует писать от одной вертикальной линии. Текст необходимо поделить на логические абзацы без красных строк. Также не пользуйтесь сокращениями, пишите словосочетания и предложения полностью.
Не стоит в одном письме поднимать сразу несколько вопросов. Для этой цели лучше написать пару писем.
Написание делового письма: чего стоит избегать
В официальной переписке принято оперировать общеизвестными и общепринятыми нормами языка. Это значит, что необходимо исключить сленговые конструкции, сокращения, а также слова с яркой эмоциональной окраской. Все это в официальных документах недопустимо.
Старайтесь заменять выражения на фразы с модальными глаголами. К примеру, вместо «Please, show me…» напишите так: «I would be grateful if you could show me…».
Сведите к минимуму громоздкие речевые конструкции. Если не знаете значения какого-то слова, не стоит рисковать. Замените его другим, понятным вам или переформулируйте все предложение. Таким образом, вы не будете выглядеть глупо и не введете в заблуждение получателя.
Структура делового письма
У всех видов деловых писем есть четкая композиция:
1. Адрес отправителя.
В британском английском адрес принято указывать в правом верхнем углу, а вот в американском варианте для этого используется верхний левый угол, либо место сразу под подписью. Если вы пишите из России, придерживайтесь общепринятого формата написания адреса и применяйте транслитерацию.
2. Дата.
Жители Англии сначала пишут число, а потом месяц и год (правый верхний угол). Американцы наоборот – месяц, а после него число и год (справа, после адреса отправителя).
3. Адрес получателя.
Как правило, указывается в верхнем левом углу. Если вы адресуете письмо жителю Англии, придерживайтесь такого порядка: имя и фамилия, должность, организация, номер дома, полное название улицы, номер офиса. Далее укажите город проживания, индекс и страну. Если реципиент находится в Америке, его адрес пишется через двумя строчками ниже адреса отправителя.
4. Приветствие.
Первое, на что стоит обратить внимание – это фраза, с которой вы начнете свое обращение. Она должна быть доброжелательной, выражающей ваши искренние намерения и открытость. Ее стиль зависит от степени знакомства с вашим собеседником. Допустимы такие фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если нет никакой информации о собеседнике, примените сочетание Dear Sir or madam. Когда письмо предназначается сразу нескольким лицам, необходимо использовать множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues. Сразу начните с обращения к получателю. Если известно его имя или занимаемая им должность, непременно укажите эту информацию в самом начале. Помните, что нужно уделить должное внимание чувствам читателя. Придерживайтесь делового тона:
-
- Dear sir/Dear madam.
- Dear colleagues.
- Dear secretary.
- Dear Mary Collins.
- Dear sale manager.
приветствие в письме на английском языке
5. Вступление.
Здесь необходимо раскрыть главную цель письма, чтобы получатель сразу мог понять, о чем пойдет речь дальше. Этот метод устанавливает главный фон для последующего за ним текста и подогревает интерес получателя:
-
- I am writing in response to your previous letter.
- Thank you for your letter…
- Could you please tell me…
- I am writing to introduce myself…
- I was pleased to meet you at the conference last week.
6.Основная часть.
Эти абзацы должны более широко осветить суть обращения. Однако помните: краткость – сестра таланта. Не злоупотребляйте лишними фразами и пустыми словами. Если вы намерены сообщить плохое известие, сделайте это в основной части письма:
-
- I regret to inform you that…
- It is with great sadness that we inform you that…
- We were pleased to receive your inquiry…
- With reference to your phone call/ letter of…
7. Заключение.
Можно прикрепить фото-, видео- или аудиофайлы, попросить о скорейшем ответе, предложить долгосрочное сотрудничество, выразить сердечную благодарность:
- I am looking forward to hearing from you.
- I appreciate any feedback you may have.
- Once again, I apologize for any inconvenience.
- Thanks again for your attention, consideration, and time.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I await your reply with interest.
- We look forward to a successful working relationship in the future.
- I am looking forward to getting your input on this issue.
8. Подпись.
Перед тем, как указать собственные данные, нужно пожелать получателю всего хорошего или выразить свое уважение. Популярными являются такие варианты:
- Yours faithfully.
- Yours sincerely.
- All the best.
- Warm regards.
- Best wishes.
- Best.
- Take care!
Планируете переехать в другую страну или просто изучаете английский язык для путешествий? Тогда вам наверняка будут интересны полезные блоги о грамматических конструкциях, крылатых фразах, истории Англии. Присоединяйтесь к нашей дружной семье и подпитывайтесь новыми знаниями из нашего блога!
